Algemene Voorwaarden Standhouders Stadsbeurs Oosterhout 2023

Artikel 1 - Definities
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Stadsbeurs Oosterhout: Stichting 24Music.TV
2. Standhouder: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die met Stichting 24Music.TV de overeenkomst van deelname sluit, Aldus deelnemer.
3. Accommodatieverhuurder: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Stadsbeurs Oosterhout de ruimte verhuurt waar het congres wordt gehouden.
4. Congresaccommodatie: de ruimte waar het congres plaatsvindt, zoals door de accommodatieverhuurder ter beschikking gesteld.
5. Artikelen: de artikelen die door de standhouder op het congres worden getoond en/of diensten die door hem worden geleverd en/of verkocht.
6. Standruimte: de in vierkante meters uitgedrukte, aan de standhouder ter beschikking gestelde expositieoppervlakte, waarvan de locatie, omvang en type door Stadsbeurs Oosterhout worden aangegeven.​
   
   

Artikel 2 - De overeenkomst van deelname

1. De overeenkomst van deelname houdt in dat Stadsbeurs Oosterhout, tegen betaling van de deelnamekosten, voor de periode van het betreffende evenement een bepaalde standruimte ter beschikking stelt aan de standhouder.
2. Deze Algemene Voorwaarden maken integraal onderdeel uit van de overeenkomst van deelname.
3. Door de exposant op het inschrijfformulier “inschrijven als standhouder” - hierna te noemen inschrijfformulier - aangegeven wensen, zelf aangebrachte wijzigingen, aanvullingen en overige (van deze Algemene Voorwaarden) afwijkende of aanvullende afspraken maken slechts deel uit van de overeenkomst van deelname, indien schriftelijk door Stadsbeurs Oosterhout bevestigd.
4. Inschrijvingen worden, eventueel per sector of doelgroep, behandeld in volgorde van binnenkomst.
5. Stadsbeurs Oosterhout behoudt zich het recht voor de inschrijving af te wijzen op grond van overtekening, bijzondere redenen zoals de vrees voor verstoring van de orde, of desnoods zonder opgave van redenen.
6. De standhouder is niet gerechtigd zijn inschrijving aan een derde over te dragen.

Artikel 3 - Data, tijden en congresaccommodatie

1. Stadsbeurs Oosterhout stelt de data en de evenementaccommodatie waarin het evenement gehouden wordt vast, alsmede de tijden voor opbouw, het houden van het evenement en afbouw.
2. Indien naar het oordeel van Gemeente Oosterhout bijzondere omstandigheden zulks rechtvaardigen, kan Stadsbeurs Oosterhout de voor het evenement vastgestelde data, tijden en/of evenementaccommodatie wijzigen, dan wel besluiten het evenement geen doorgang te doen vinden.
3. Bij wijziging van de vastgestelde data, tijden en/of evenementaccommodatie blijft de overeenkomst van deelname onverkort van kracht. (Uitzondering tijdens COVID-19; Exposanten zijn vrij om zich uit te schrijven t/m 11 juni 2020.)
4. In geen geval kan de exposant jegens Stadsbeurs Oosterhout aanspraak maken op enige vergoeding van gemaakte kosten of geleden schade in verband met een besluit zoals omschreven in lid 2 van dit artikel.
   
   

Artikel 4 - Indeling

1. De standhouder heeft gedurende de overeengekomen periode recht op de standruimte zoals door Stadsbeurs Oosterhout in de deelnamebevestiging vastgesteld. De door Stadsbeurs Oosterhout vastgestelde locatie, oppervlakte en type van de standruimte zijn bindend.
2. Bij het bepalen van de locatie, oppervlakte en type van de standruimte als bedoeld in lid 1 houdt Wijk in Bedrijf zoveel mogelijk rekening met eventuele door de standhouder kenbaar gemaakte wensen.
3. Op grond van bijzondere omstandigheden is Stadsbeurs Oosterhout ten alle tijden vóór aanvang van het evenement gerechtigd de indeling van het evenement te herzien en daarbij de aan de deelnemer toegewezen standruimte te wijzigen of groepen te wijzigen of te hergroeperen. Stadsbeurs Oosterhout spant zich er in een zodanig geval voor in de exposant een qua oppervlakte vergelijkbare standruimte aan te bieden, met dien verstande dat de daaruit voortvloeiende nieuwe deelnamekosten maximaal 10% kunnen afwijken van de oorspronkelijke deelnamekosten.

Artikel 5 - Betaling

1. Betaling van de deelnamekosten en alle overige betalingen dienen te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum of tegelijkertijd bij het afronden van de online inschrijving via Ideal.
2. Stadsbeurs Oosterhout heeft het recht te factureren zodra de overeenkomst van deelname tot stand is gekomen.
3. Bij niet tijdige betaling van enig aan Stadsbeurs Oosterhout verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is geworden.
4. Indien de standhouder de deelnamekosten of enig ander aan Stadsbeurs Oosterhout verschuldigd bedrag niet (geheel) vóór aanvang van de opbouw van het evenement heeft voldaan, is Stadsbeurs Oosterhout gerechtigd de exposant de toegang tot (de opbouw van) het evenement te ontzeggen. In een zodanig geval blijft de deelnemer gehouden de volledige deelnamekosten, alsmede alle overige aan Stadsbeurs Oosterhout verschuldigde kosten integraal te voldoen, zonder aanspraak te kunnen maken op vergoeding van gemaakte kosten en/of geleden schade in welke zin dan ook, ter zake van de ontzegging van de toegang tot het evenement.

Artikel 6 - Annulering en ontbinding

1. Naast de gronden als genoemd in de overige leden van dit artikel, kan de deelnemer zijn inschrijving c.q. deelname slechts annuleren met inachtneming van de volgende betalingsregeling:
   • Annulering tot 13 weken voor de dag van het evenement: € 50,00 administratiekosten;
   • Annulering vanaf 13 weken voor de dag van het evenement: 50% van de deelnamekosten;
   • Annulering tot 4 weken voor de dag van aanvang van het evenement: 75% van de deelnamekosten.
   • Annulering binnen 4 weken voor de dag van het evenement: 100% van de deelnamekosten.
2. Indien de aan de deelnemer in de deelnamebevestiging toegewezen standruimte qua oppervlakte meer dan 20% afwijkt van de door hem op het inschrijfformulier aangegeven gewenste oppervlakte, heeft de deelnemer het recht de overeenkomst van deelname zonder kosten te annuleren. De annulering dient te geschieden bij aangetekend schrijven, binnen een termijn van 14 werkdagen na bekendwording van de afwijking van de oppervlakte.
3. Indien Stadsbeurs Oosterhout de deelnemer, na herindeling door Stadsbeurs Oosterhout, geen vergelijkbare standruimte aanbiedt, heeft de deelnemer het recht de overeenkomst van deelname zonder kosten te annuleren. De annulering dient te geschieden bij aangetekend schrijven, binnen een termijn van 14 werkdagen na bekendwording van de afwijking van de oppervlakte.
4. Annulering of ontbinding op grond van dit artikel kan nimmer aanleiding zijn tot het vergoeden door Stadsbeurs Oosterhout van enigerlei gemaakte kosten of geleden schade aan de exposant.

Artikel 7 - Aanvullende producten en diensten

1. Stadsbeurs Oosterhout, al dan niet tegen betaling door de deelnemer, ten behoeve van het evenement aanvullende producten en diensten bieden. Deze kunnen onder andere bestaan uit het verzorgen van diverse vormen van publiciteit in de evenementaccommodatie of daarbuiten, en het organiseren van diverse activiteiten.
2. Deze Algemene Voorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing op alle door of namens Stadsbeurs Oosterhout geleverde aanvullende producten en diensten.
3. Indien en voor zover van toepassing, bepaalt Stadsbeurs Oosterhout de wijze waarop publicitaire vermeldingen worden geredigeerd en behoudt zich het recht voor zonodig de gegevens van de deelnemer te bekorten of op enigerlei andere wijze van de opgave van de exposant af te wijken, desnoods zonder opgave van redenen.
4. Partijen zullen voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving ten aanzien van bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 8 - Standbouw en inrichting van de standruimte

1. De deelnemer is verplicht zijn stand op te (doen) bouwen en in te (doen) richten gedurende de daartoe aangegeven dag(en) en tijdstippen, met inachtneming van hetgeen hieromtrent door de accommodatieverhuurder is bepaald.
2. De deelnemer krijgt de standruimte ter beschikking zonder standbouw, inrichting, meubilering of enige andere (technische) voorziening, tenzij in de overeenkomst van deelname anders is bepaald.
3. Bij de inrichting van de standruimte dient de deelnemer zich te houden aan het in deze Algemene Voorwaarden bepaalde, overige door Stadsbeurs Oosterhout uitgevaardigde (veiligheids-) voorschriften, de door de accommodatieverhuurder uitgevaardigde voorschriften en overheids- en brandweervoorschriften.
4. Op verzoek van Stadsbeurs Oosterhout dienen alle plannen, ontwerpen en/of maquettes voor stands uiterlijk op het door Stadsbeurs Oosterhout aangegeven tijdstip ter goedkeuring aan Stadsbeurs Oosterhout te worden voorgelegd. Pas nadat de bedoelde goedkeuring is verkregen mogen de opbouwwerkzaamheden worden begonnen. Stadsbeurs Oosterhout behoudt zich het recht voor haar goedkeuring te weigeren, desnoods zonder opgave van redenen.
5. Stadsbeurs Oosterhout zal de standruimte aangeven middels plaatsaanduidingen op de vloer, terwijl de stand zelf kan worden voorzien van een plaatsaanduiding, alles op een door Stadsbeurs Oosterhout te bepalen plaats en wijze. De deelnemer is niet gerechtigd de plaatsaanduidingen te verwijderen, verplaatsen of te wijzigen.
6. Indien de inrichting en/of opbouw van de standruimte, naar het oordeel van Stadsbeurs Oosterhout niet tijdig vóór het einde van de opbouwperiode gereed dreigt te komen, kan Stadsbeurs Oosterhout voor rekening en risico van de exposant al die voorzieningen treffen die zij nodig acht.
7. Lege emballage mag zich niet buiten de door Stadsbeurs Oosterhout aangewezen ruimte bevinden. Lege emballage moet in de eigen stand worden opgeslagen. Het Revius heeft geen ruimte voor opslag beschikbaar.

Artikel 9 - Te exposeren artikelen

1. De deelnemer is verplicht tijdens de gehele duur en gedurende de openingstijden van het evenement de standruimte met een voldoende assortiment artikelen en met voldoende personeel bezet te houden.
2. De goederen van de deelnemer zijn en blijven gedurende de gehele periode van het evenement, inclusief de opbouw- en afbouwperiode, voor zijn eigen rekening en risico. Stadsbeurs Oosterhout sluit iedere aansprakelijkheid uit ter zake van schade aan, verlies of diefstal van goederen van de standhouder.
3. Stadsbeurs Oosterhout onthoudt zich van iedere inmenging met betrekking tot geschillen, waaronder geschillen over intellectuele eigendomsrechten, tussen standhouders.
4. Onverminderd het bepaalde in lid 3 is de standhouder, met het oog op het welslagen van het evenement, niet gerechtigd artikelen te exposeren of gebruik te maken van een bepaalde naams- of merkaanduiding, indien daarmee inbreuk wordt gemaakt op de rechten van derden.
5. Indien Stadsbeurs Oosterhout dit verzoekt, dient de standhouder aan te tonen, dat hij gerechtigd is de betreffende artikelen te exposeren of de betreffende naams- of merkaanduiding te gebruiken. Indien hieruit blijkt, dat de standhouder handelt in strijd met het in het vorige lid bepaalde, of indien de standhouder niet aan het verzoek van Stadsbeurs Oosterhout kan voldoen, is Stadsbeurs Oosterhout gerechtigd de betreffende artikelen voor rekening en risico van de standhouder te (doen) verwijderen en alle overige maatregelen te treffen die zij noodzakelijk acht. Alsdan kan de standhouder ten opzichte van Stadsbeurs Oosterhout geen enkele aanspraak maken op vergoeding van gemaakte kosten of geleden schade.
6. Overige deelnemers kunnen aan het in lid 3, 4 en 5 bepaalde ten opzichte van Stadsbeurs Oosterhout geen rechten ontlenen.

Artikel 10 - Gebruik van de standruimte
De deelnemer is niet gerechtigd:

1. de standruimte geheel of ten dele aan derden in gebruik af te staan of de ruimte te (doen) gebruiken voor een ander doel dan in de overeenkomst van deelname is omschreven;
2. een zodanig gebruik van de standruimte te maken, dat andere standhouders of bezoekers daardoor schade en/of hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmering van lichtval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm, een en ander ter beoordeling van Stadsbeurs Oosterhout;
3. in of bij de standruimte gebruik te maken van open, stromend, sproeiend en/of verneveld water;
4. in of bij de standruimte gebruik te maken van apparaten, toestellen, kachels, haarden en dergelijke met open vuur;
5. in of bij de standruimte gebruik te maken van gevaarlijke stoffen en/of goederen, waaronder licht ontvlambare stoffen, gassen of chemische bestrijdingsmiddelen of radioactieve goederen;
6. buiten of boven de standruimte goederen, meubilair, uithangborden of reclamemateriaal in de ruimste zin te plaatsen of aan te brengen;
7. entreegelden of een andersoortige vergoeding te vragen van bezoekers voor het bezoeken van de standruimte of het daarin bijwonen van demonstraties, presentaties en dergelijke;
8. in of rond zijn stand activiteiten te ontplooien die, naar het oordeel van Stadsbeurs Oosterhout, schadelijk kunnen zijn voor het congres in haar algemeenheid, zoals activiteiten die beledigend kunnen zijn voor bepaalde (groepen) mensen, activiteiten die indruisen tegen de wet, openbare orde en goede zeden, en activiteiten die anderszins het imago van het evenement schade toe kunnen brengen;
9. in of rond zijn standruimte horeca-activiteiten te ontplooien, anders dan het verstrekken van kleine consumpties aan de bezoekers van de standruimte;
10. onder de bezoekers van het evenement een enquête te (doen) houden.​

Artikel 11 - Aan- en afvoer van goederen
De deelnemer draagt zelf zorg voor het vervoer, de aankomst en in ontvangstneming van zijn, of ten behoeve van zijn deelname, aangevoerde goederen. Stadsbeurs Oosterhout neemt geen goederen van de deelnemer in ontvangst, noch is zij daarvoor op enigerlei wijze aansprakelijk.

Artikel 12 - Afbraak en schoonmaak

1. De deelnemer is verplicht binnen de daarvoor gestelde termijnen zijn standbouw af te breken, de standruimte te ontruimen en deze leeg en schoon op te leveren.
2. De deelnemer is verplicht de standruimte in de oorspronkelijke staat terug te brengen. Eventuele beschadigingen aan goederen van Stadsbeurs Oosterhout en/of de accommodatieverhuurder komen voor rekening van de deelnemer.
3. Achtergebleven goederen, waaronder begrepen afval, worden voor rekening en risico van de deelnemer verwijderd.

Artikel 13 - Intellectuele eigendomsrechten

1. Stadsbeurs Oosterhout is rechthebbende op de intellectuele eigendomsrechten gerelateerd aan het evenement, waaronder tenminste begrepen de (merk)naam, logo(‘s) en het evenementbeeld.
2. Stadsbeurs Oosterhout kan de deelnemer het recht verlenen de (merk)naam, logo(‘s) en/of het evenementbeeld te gebruiken voor promotionele doeleinden. Alsdan zal de deelnemer deze merken en/of afbeeldingen slechts gebruiken op de wijze waarop deze door Stadsbeurs Oosterhout ter beschikking zijn gesteld. Het is de deelnemer derhalve niet toegestaan de merken en/of afbeeldingen voor andere doeleinden te gebruiken dan ter promotie van het evenement, of ze op enige wijze te vervormen.
3. Bij overtreding van het in lid 2 van dit artikel bepaalde, is de deelnemer verplicht op eerste verzoek van Stadsbeurs Oosterhout het gebruik van het betreffende merk of de afbeelding te staken.

Artikel 14 - Overige voorschriften en afwijkingen van de Algemene Voorwaarden
Stadsbeurs Oosterhout is in het kader van een goed verloop van het evenement gerechtigd aanvullende (veiligheids-) voorschriften te geven. De deelnemer is verplicht deze aanvullende voorschriften en voorts alle door de accommodatieverhuurder uitgevaardigde voorschriften en overheidsvoorschriften stipt na te leven en op te volgen.

Artikel 15 - Aansprakelijkheid

1. Het in deze Algemene Voorwaarden bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de door de deelnemer ter zake van zijn evenementdeelname ingeschakelde derden, zoals standbouwers en leveranciers, alsmede op eventuele mede-deelnemers van de deelnemer.
2. Indien de deelnemer enige bepaling uit deze Algemene Voorwaarden, of enig ander gegeven voorschrift als bedoeld in artikel 15 niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt, is Stadsbeurs Oosterhout gerechtigd alle maatregelen te treffen die zij nodig acht, waaronder:

 

1. • het ontzeggen van de toegang tot de (opbouw van de) evenement;
   • de standruimte van de deelnemer te sluiten en/of hieruit voor rekening en risico van de deelnemer bepaalde goederen te verwijderen en op te slaan, af te voeren en/of te vernietigen;
   • de deelnemer deelname aan volgende evenementen te ontzeggen; een en ander onverminderd de verplichting van de deelnemer tot betaling van de volledige deelnamekosten en alle overige verschuldigde kosten.

 

1. De exposant is aansprakelijk voor alle (in-)directe schade die Wijk in Bedrijf lijdt ten gevolge van een aan de exposant toe te rekenen tekortkoming, waaronder het niet, niet behoorlijk of niet tijdig naleven van enige bepaling uit deze Algemene Voorwaarden en/of overige voorschriften zoals bedoeld in artikel 15, te vergoeden. De exposant vrijwaart Wijk in Bedrijf ter zake voor aanspraken van derden, waaronder de accommodatieverhuurder.
2. De deelnemer dient zich ter zake van zijn deelname aan het evenement afdoende te verzekeren.

 

1. Stadsbeurs Oosterhout is niet aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door de deelnemer, diens personeel of bezoekers – gevolgschade, bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke oorzaak dan ook inbegrepen – tenzij haar ter zake opzet of grove nalatigheid kan worden verweten.
2. Stadsbeurs Oosterhout is niet aansprakelijk voor door de deelnemer geleden (in-)directe schade, die het gevolg is van niet nakoming van enige verplichting die voortvloeit uit een tussen de deelnemer en een derde (waaronder de accommodatieverschaffer) gesloten overeenkomst ter zake van de levering van diensten in verband met de evenementdeelname van de deelnemer.

Artikel 16 - Wijzigingen en geschillen

1. Stadsbeurs Oosterhout behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden gedurende de looptijd van de overeenkomst van deelname te wijzigen. Van een dergelijke wijziging zal aan de deelnemer schriftelijk mededeling worden gedaan.
2. In gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist Stadsbeurs Oosterhout.
3. Alle geschillen die ontstaan tussen Stadsbeurs Oosterhout en een deelnemer naar aanleiding van de overeenkomst van deelname, deze Algemene Voorwaarden of enige nadere overeenkomst naar aanleiding daarvan tussen partijen gesloten, zullen worden beslecht naar het Nederlandse recht door de bevoegde rechter te Breda.